(一)必須是增值稅和消費稅范圍內的貨物。增值稅和消費稅的征收范圍包括除直接從農業(yè)生產者購買的免稅農產品以外的所有增值稅應稅貨物，以及列入消費稅征收范圍的11類消費品，如卷煙、酒類和化妝品。
必須滿足這一條件的原因是，出口貨物的退(免)稅只能退還或免除已經繳納的稅款和已經繳納增值稅和消費稅的貨物的應納稅額。不征收增值稅和消費稅的商品(包括國家免征的商品)不能退稅，充分體現(xiàn)了“不征不退”的原則。
(2)必須是申報出口的貨物。所謂出口，即出口門戶，包括自營出口和委托代理出口兩種形式。區(qū)分貨物是否申報出口是確定貨物是否屬于退(免)稅范圍的主要標準之一。除另有規(guī)定外，在中國境內銷售而未申報離境的貨物，不論出口企業(yè)是以外匯還是人民幣結算，也不論出口企業(yè)的財務處理如何，均不得視為出口貨物，也不得退款。
在中國境內銷售的接受外匯的貨物，如賓館、飯店等接受外匯的貨物，因不符合出境出口條件，不能給予退(免)稅。
(三)必須以金融方式出售出口的貨物。出口貨物只有在財務上售出后才能退稅(免稅)。換句話說，出口退稅(免)只適用于與貿易有關的出口貨物，而非與貿易有關的出口貨物，如捐贈的禮品、個人在國內購買并帶出國外的貨物(除非另有規(guī)定)、樣品、展品、郵政產品等。根據現(xiàn)行規(guī)定，不能退款(免稅),因為它們通常不在財務上出售。
(4)必須是已經收集并核銷的貨物。根據現(xiàn)行規(guī)定，出口企業(yè)申請退(免)稅的出口貨物必須是已收匯并經外匯管理部門核銷的貨物。
正常情況下，出口企業(yè)必須符合上述四個條件，才能向稅務機關申請貨物退(免)稅。但是，生產企業(yè)(包括具有進出口經營權的生產企業(yè)、委托外貿企業(yè)代理出口的生產企業(yè)、外商投資企業(yè)，下同)在申請出口貨物退(免)稅時，必須附加一個條件，即申請退(免)稅的貨物必須是生產企業(yè)自產的貨物(經省級外經貿主管部門批準外商投資企業(yè)購買出口的貨物除外)。
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